Comment réussir votre événement digital ?

événement digital

Avec des rassemblements limités, de nombreuses entreprises se tournent vers l’événement digital. Cependant, filmer puis diffuser un événement en direct nécessite un certain savoir-faire. Aussi, se lancer et réussir dans une organisation événement digitale, ce n’est pas simplement convertir son événement présentiel au format digital. Il faudra ajuster le contenu pour des formats aux différentes contraintes et multiples. Un événement digital demande autant de travail qu’un événement dit classique, que ce soit dans sa préparation, sa stratégie marketing, sa communication, son suivi ou son planning. Comment alors réussir son événement virtuel ? Voici quelques conseils pour avoir un événement digital mémorable.

Définir l’objectif et le lieu de votre événement digital

Pour un événement digital, la première chose à faire est d’identifier clairement vos objectifs et aussi le format digital/live vous impose à vous concentrer sur l’essentiel en soutenant un message clair. En fait, un objectif défini vous permet de cerner davantage le format de l’événement : Conférence, vœux de fin d’année, table ronde, inauguration de produit, salon ou séminaire… En conséquence, vous devez avoir une ligne éditoriale stricte. En planifiant un événement « virtuel », vous ignorez les limites de la distance ainsi que vous élargissez en donnant à votre événement autant de visibilité. Ensuite, choisissez un emplacement pour votre campagne digitale. Vous chercherez une salle, un lieu événementiel ou un centre de congrès pour accueillir votre événement classique, et votre événement digital aura également un lieu, événementiel ou non, comme support de tournage, que ce soit une salle ou un plateau de studio TV, ou même les locaux de votre entreprise. Quoi que vous choisissiez, le lieu doit être entièrement équipé pour vous permettre d’organiser l’événement digital parfait. En effet, tout le matériel nécessaire à la captation vidéo peut être installé. L’avantage de cette option est qu’elle est plus facile à configurer, car le matériel s’installe déjà et dispose de la meilleure connexion pour la lecture en streaming. Profitez alors d’un événement digital réussi en optant pour un évent dans un studio TV à Lyon

Choisir les outils de diffusion et de partage

Un ensemble de microphones, de caméras et des systèmes d’éclairage et des écrans LED seront installés selon vos besoins. Pour assurer la cohérence et le bon déroulement de votre événement du début à la fin, une régie vidéo peut être installée. Celle-ci est notamment chargée de ponctuer l’événement en direct avec d’autres médias et des animations préparées en amont telles qu’un film ou une présentation PowerPoint. Comme pour tout événement, il est important de bien comprendre ce à quoi vous invitez à participer. En fait, les plateformes de diffusion qui produiront des événements en direct viendront du public cible et du niveau de personnalisation requis. Vous pouvez diffuser en direct vos événements sur les réseaux sociaux et les visioconférences. : facebook, linkedin, instagram, YouTube, hangouts, skype ou zoom. Tout le monde peut accéder à votre Stream, ce qui a l’avantage de toucher un très large public. Ou bien, créez un blog pour publier régulièrement du contenu de haute qualité en créant des points de rencontre pour vos futurs participants. De plus, créez un hashtag non daté permettant à votre communauté de vous suivre sans difficulté année après année.

Créer un événement vivant et interactif

Notez que les convives prêtent très peu d’attention lorsqu’ils regardent un événement en ligne. Il faut donc être innovant et créatif. Un manque d’interactivité peut faire de votre organisation un événement digital raté. Pour fidéliser votre public du commencement à la fin de la communication digitale et faire de votre organisation un moment inoubliable, diverses solutions existent. Vous pouvez donner vie à votre événement digital en jouant la scène globale de l’événement (décoration, éclairage, scène), notamment ce qu’on appelle l’info décor. Cette technique vous permet de modifier les décors de votre événement au fil de son évolution. Si vous voulez embellir vos propos par des définitions ou des schémas, ou envoyer des images animées pour immerger votre public dans un univers différent, infodécor est parfait. N’oubliez pas de rendre l’humain dans votre événement en programmant des moments d’échange avec le public. Lors de votre diffusion en direct, vous pourrez donner à vos téléspectateurs la possibilité de poser des questions et d’y répondre immédiatement en configurant un chat. Si vous désirez une approche plus pédagogique et originale, il y a d’autres solutions comme la mise en place d’un quiz en ligne ou d’un nuage de mots.

Profiter de créer un cadre digital propre à votre événement

Concevoir un univers digital approprié à votre événement est une opportunité pour votre société de se différencier en introduisant vos convives dans un univers graphique, digital, sonore et visuel qui servira à la communication média en amont, réseaux sociaux, e-mailing, canaux de communication habituels… auprès de vos clients et prospects. Tous ces éléments devraient être transmis à vos participants pour qu’ils intègrent à leurs vidéos, présentations apportant ainsi qualité, homogénéité et confort pour les intervenants. Vous trouverez plusieurs éléments graphiques sur votre site internet, dans la landing page, pour gérer les inscriptions de vos participants et aussi les informations adéquates à votre événement. Rappelez-vous que vous devez vous occuper de vos participants parce que, contrairement aux salon et conférence classiques, ils peuvent rechercher d’autres informations sur internet en un clic. Votre tâche principale est donc de fidéliser vos participants tout le long de l’événement et vous devez créer un univers où chacun d’entre eux pourra retrouver certaines de ses habitudes des années précédentes. Fournissez-leur une salle de networking ou une cafétéria virtuelle où ils peuvent interagir avec d’autres ou vos sponsors.

Effectuer une analyse après l’événement

Au bout de votre campagne réussie, vous devez analyser les statistiques de l’événement en fonction de vos objectifs pour mesurer la réussite de votre événement. Suivra ensuite la définition de la nouvelle stratégie digitale. Créez donc un document pouvant être consulté à la prochaine organisation, à titre référentiel. Ce rapport doit inclure une courte description de l’événement digital, les éléments partagés ainsi que leurs bilans, le taux d’engagement, le nombre de participants, les faiblesses et les forces de la soirée et les recommandations. Analysez également la satisfaction des participants pour en tirer des leçons en vous concentrant sur les commentaires des participants. Essayez également de continuer à communiquer avec les participants. Pour ce faire, clôturez votre communication digitale en envoyant un mail de reconnaissance et en distribuant des contenus pertinents. Vous pouvez même remercier les intervenants en livrant un petit cadeau. Vous pourrez aussi envoyer un mail aux inscrits non présents le jour de l’événement afin de leur partager par exemple le replay. N’oubliez pas aussi de prendre le temps de rassembler tous les retours de vos partenariats et montrer votre gratitude pour leur collaboration.

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