Guide pratique sur l’automatisation de la comptabilité

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De nombreuses activités sont à effectuer au sein d’une entreprise, afin d’assurer son bon fonctionnement. Elles doivent d’être réalisées d’une manière optimisée. Parmi ces activités, il y a celles de la comptabilité, qui s’avèrent être très importantes pour l’organisation d’une entreprise, en général. Il est à savoir qu’elles peuvent être actuellement automatisées.

Que signifie l’automatisation des activités comptables ?

L’automatisation est le fait de réaliser certaines tâches d’une manière informatisée. Entre autre, il s’agit d’une méthode qui est basée sur l’utilisation de logiciels ou systèmes spécifiques. Elle est née de l’évolution de la technologie. De nombreuses entreprises optent pour ce genre de solution de nos jours. Pour le cas de l’automatisation de la comptabilité, elle est relative au traitement informatisé de l’ensemble des processus comptables. Généralement, toutes les tâches correspondantes sont prises en charge par le système d’automatisation, comme celui proposé sur www.getyooz.com. Il est à citer la réalisation du bilan ainsi que du journal, l’établissement des diverses factures et des devis, la gestion de paie des ressources humaines, l’établissement des comptes relatifs aux taxes et aux impôts, l’enregistrement des données bancaires, la saisie des données comptables,…

Pourquoi opter pour la comptabilité automatisée ?

Le premier avantage offert par la solution d’automatisation est l’optimisation des activités comptables. Effectivement, les logiciels assurent une meilleure gestion des tâches en matière de comptabilité. D’un autre côté, les probabilités que des erreurs surviennent sont plus ou moins réduits avec un tel logiciel de gestion. Ainsi, les problèmes liés aux comptes seront minimisés. D’autant plus, cette méthode permet un gain de temps absolument considérable. Toutes les activités sont traitées d’une manière informatisée et donc rapidement. Les données comptables, avec de tels systèmes, seront toujours traçables à n’importe quel moment, dans l’avenir. Cela est dû au fait qu’ils sont, en  général, constitués par des fonctionnalités de stockage des données. Les échanges d’informations se font facilement à travers ces genres de logiciels. De cette manière, toutes les entités ayant besoin d’être informées sur les comptes de l’entreprise y auront accès sans, toutefois, intervenir dans les activités comptables. Ils offrent, également, l’avantage de la sécurisation de toutes le données financières de l’entreprise.

Connaître les principes de l’automatisation comptable

Il est à savoir que le choix d’opter pour une automatisation de la gestion comptable dépend de chaque entreprise. Il peut arriver que certaines entités ne peuvent pas totalement se pencher vers cette solution. En effet, il y a des cas où il n’est pas possible de gérer les impayés ou les autres comptes spécifiques d’une manière informatisée. En outre, il est, aussi, probable que les factures ne puissent être enregistrées sur de tel système. Néanmoins, dans le logiciel, il existe des fonctionnalités qui permettent de personnaliser leurs utilisations. C’est pour cette raison qu’il est absolument important de faire le bon choix de la solution. Il faudrait lors de l’achat du logiciel de gestion prendre en compte ses besoins spécifiques afin d’éviter que le système, au lieu d’être bénéfique pour l’entreprise, soit un souci de plus. Il est à savoir que le choix de la solution d’automatisation repose, également, sur les régimes fiscaux de la société ainsi que les tâches à idéalement automatiser. Une fois que cette étape relative à la sélection de l’outil approprié est franchise, il faudrait passer par la formation du personnel concerné. Après cela, le logiciel de comptabilité peut être opérationnel. Une évaluation du système se doit, alors, d’être effectué après quelques semaines d’usage. De cette manière, les fonctionnalités pourront être améliorées si elles sont personnalisables.

Ainsi, la gestion automatisée de la comptabilité constitue un enjeu important pour le succès d’une entreprise.

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