Comment signer un document électroniquement ?

Aujourd’hui, le marché de la signature électronique connaît un succès sans précédent. En effet, son marché représente actuellement 1,7 milliard de dollars environ. Pour l’année 2020 marquée par la pandémie Covid-19, le cabinet Forrester a même envisagé une progression de 25 % étant donné les restrictions relatives aux contacts physiques. Comment signer un document électroniquement et quels en sont les avantages ?

Signature électronique et signature numérique

Une signature électronique désigne un symbole ou un ensemble de données au format numérique qu’une personne avec l’intention de signer joint à un document électronique. Dans la majorité des cas, elle prend la forme d’une image qui représente une signature physique.

Il y a souvent confusion entre signature électronique et signature numérique. Or, il existe plusieurs différences entre ces deux concepts. La signature électronique est comparable à une signature manuscrite numérisée, elle est utilisée pour confirmer un contenu ou un document. En revanche, la signature numérique constitue une sous-catégorie de la signature électronique. Elles ne peuvent pas être falsifiées, copiées ou modifiées.

Les signatures numériques sont donc plus sûres que les signatures électroniques classiques.

Comment signer un document électroniquement ?

Pour les documents professionnels, il est assez fréquent de solliciter le format PDF en vue d’éviter que d’autres puissent les altérer ou les modifier. Pour procéder à la création d’une signature électronique et à la signature d’un document PDF en ligne, il convient tout d’abord de s’inscrire sur DocuSign. Ainsi, vous pourrez effectuer un essai gratuit puis vous identifier. Après avoir sélectionné « Nouveau », cliquez sur « Envoyer une enveloppe » et téléchargez le PDF à signer. Vous pouvez alors sélectionner « signer » et faire glisser votre signature électronique se trouvant dans le volet gauche sur le PDF.

S’il s’agit de signer électroniquement un fichier Word, il convient d’ouvrir ledit fichier puis de sélectionner l’onglet « insertion » dans la fenêtre en haut de la page. Par la suite, vous devez choisir l’option « signature » qui se trouve dans la barre d’outils. Vous allez également apercevoir l’onglet « Ligne de signature » dans cette dernière. Après sauvegarde du document, il s’affichera une boîte de dialogue en bas de page indiquant quelques informations comme l’intitulé du poste, le nom, etc. Vous pouvez même intégrer des instructions à votre guise. Enfin, pour optimiser la sécurité du document Word, vous êtes libre d’insérer une date en cliquant « Afficher la date » dans la ligne de signature.

À défaut de DocuSign, vous pouvez faire appel à d’autres outils comme YouSign, Adobe Reader, la caméra FaceTime (pour les utilisateurs de Mac avec OS X Lion) ou même votre webcam.

Les avantages offerts par une signature numérisée

Tout d’abord, la signature électronique est infalsifiable et réelle. Elle garantit l’intégralité et l’authenticité du document. Simple et pratique, elle certifie les e-mails, les documents Word et les fichiers PDF. De plus, les signatures numérisées ont aujourd’hui le même statut légal que les signatures manuscrites. Grâce aux signatures numériques, il est désormais faisable d’expédier des factures et des contrats en ligne. Il suffit de demander un certificat d’identification numérique auprès des autorités de certification concernées.

Par ailleurs, vous pouvez être rassuré quant à la sécurité apportée par ces types de signatures. Ils ont été créés pour éviter les fraudes, voilà pourquoi les signatures électroniques sont bien protégées avec un niveau de sécurité très performant. Si vous utilisez un logiciel de signature pour signer un document, il est désormais simple de le revalider par un prestataire de services ou une autorité de certification.

D’autre part, la signature numérisée représente une alternative efficace et pratique pour interférer avec les clients. Elle est aussi une solution pour réaliser des économies de papier. De plus, tout internaute a accès à l’intégralité d’un document via la signature numérique qui, au passage, permet d’authentifier et d’archiver des fichiers. Pour finir, la signature numérique est une signature unique, car on se sert d’un code PIN unique et d’un certificat pour valider les authentifiants et éviter les falsifications.

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